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职场干货📧让老板同事刮目相看的地道英文邮件技巧👍🏻

职场干货📧让老板同事刮目相看的地道英文邮件技巧👍🏻

小咕咕酱
小咕咕酱
773 浏览 2020-10-05 发布

 

在澳洲职场上,邮件沟通是非常重要的一种沟通方式,所以写出一封漂亮的邮件,让老板和同事看得赏心悦目,清楚明白,也是非常重要的一项技能。键盘敲出的每一行字都勾画着个人的工作形象,很多人都因为忽略邮件写作礼仪而在职场上吃亏。

我第一份工作刚刚入职的时候跟同事之间写邮件就有些费劲,不知道自己是否表达清楚,也不知道自己的语气是不是过于强硬。很多知识都是一遍遍犯错而积累下来的😂😂后来我经常留意我的同事发给我的邮件,里面的用词或者语气我都留心记住,并且用在我下一次的邮件中。时间长了,竟然也总结出来一套规律,写邮件跟同事老板沟通工作就不再提心吊胆的啦!

 

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邮件精髓

看了太多语言写作技巧、句式、模版,我只想说,基本句式固然重要,但更重要的是澳洲职场邮件的两点精髓:

☝🏻Professional polite (职业性礼节)

你的同事、老板,不管你们私下关系是有多亲密,工作期间你们就是工作关系,一切行动都要professional,首先就要从职业性礼节开始。使用过于日常的用语,态度过于随意,会给人一种工作态度不端正,对人不够尊敬的感觉。

✌🏻Assertive(立场坚定)

有礼貌永远不会错,但并不是要毕恭毕敬。态度不卑不亢的谈论工作,不过分讨好,也不过于强势,才会给人professional的感觉。

职场菜鸟常犯错误🙅

❌刚入职时有很多问题需要通过邮件请教同事,不做自我介绍上来开门见山的问问题。或者问的问题都没有经过自己尝试解决,或者问的问题过于宽泛模糊。

✅刚入职的新人建立第一印象非常重要,跟人第一次发邮件一定要介绍自己。如果有问题请教也要尊重对方的时间规划,毕竟你的同事可能自己的事情都快忙不完了。提问之前自己尝试解决一下,不行的话再清晰明确的向同事提问。

❌邮件语气过于客气,显得整个人不自信,对自己发出的邮件没有信心。一下子你的气场就弱下来了。

✅尽量不要总用“I am sorry....”等开头,改用“Apologize for”这种中立的语气开头。

❌表达自己观点之前先给自己圆场,用“Correct me if i am wrong”放在你的立场前,显得自己都不确定自己到底对不对的感觉。

✅如果只是和对方确认自己的理解正不正确还可以,但要是你想表达自己的立场,请一定要自信。坚定的表达立场,就算错了也没什么的,交流的目的就是解决疑惑。

❌表达过于强势,给人一种咄咄逼人的感觉。我曾经就在会议上陈述了自己的理念之后,为了确保我表达清楚了,直接脱口而出:“Did I make myself clear?” 瞬间会议安静了3秒,我的director说他小时候经常听他妈妈跟他说这句话,我真的无地自容。好在他们人都很好,笑一笑就过去了。

✅即使你非常确定自己的观点,立场很坚定,也要用职业性的语言表达出来,不要带有情绪。哪怕是不小心的😂

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如何professional的表达你的需求?

我总结了一下办公室经常会用到的邮件用语,包括了如何开头,如何介绍来信愿意,寻求帮助,offer帮助,承诺会做的事,提醒对方查看附件等等,分为formal跟informal两种,我一般跟同事用informal,跟老板和客户用formal。大家可以根据自己办公室情况选择哦~

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用上这些用语,你的邮件绝对不会生硬蹩脚,让人摸不到头脑。大家可能也注意到了,里面有很多shall,would, could这样的情态动词(我真的想了好久还Google了一下才想起来这个叫情态动词😂😂),情态动词在邮件里会让你的语气委婉礼貌又专业。

邮件沟通过程中的注意事项

🌟邮件一定要有来有回,有问有答。

当同事向你询问问题或者布置任务的时候,一定要及时回答。即使不能立刻完成这个工作,也要回复你的同事表示你收到了,比如“Thank you for the email. I will work on it”,最好能再告诉你的同事大概什么时候你会完成这个工作并发回给他,比如“I will give you feedback by the end of today”.这样你的同事不会坐在那里干等,而且也大概知道跟你follow up的时间。

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🌟领导不做问答题,只做选择题

在回复领导关于某一项目的邮件时,请记住一定要带上解决方案。记住,不是一个,而是两个!

如果就某个问题需要与老板讨论或在执行某件计划前需要得到老板的批准,我们必须要想好针对问题的解决方案是什么、会产生什么影响等等。

建议最好准备A、B两个方案,全面对A方案和B方案的利弊进行分析,在汇报时先择优选择,如果老板毙掉A方案,还可以有B方案可以供老板参考。

如老板在无法决策征求你的意见时,你要能够清晰有条不紊地说出哪个方案是最佳选择,哪个方案是退而求其次的选择,为老板的最终决策提供有价值的建议。

职场中,永远记得让老板做选择题,而不是问答题,给老板“正确的方案”的进行选择;同时,给老板的选择方案必须是自己最终确定的、满意的,才能提交给老板,而这样的员工赢得老板掌声。

🌟闭环工作法

当老板给你布置任务之后,比如老板让你处理一下某个客户的需求,在你跟客户沟通并且完成客户要求之后,一定不要忘了回复你的老板告诉他你已经处理好了这个客户的问题,让老板及时知道这个任务的完成情况,形成任务闭环。想想看,你如果完成了工作之后一声不吱,老板怎么知道你已经做完了呢?

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🌟把一些沟通落在书面上

在工作过程中,难免有同事面对面或者电话沟通项目进展的时候。大家工作都很多,有时候会搞乱,强烈建议在沟通之后追发一封邮件陈述刚刚讨论的问题,解决方向还有下一步的任务。这样既给会议做了很好的总结,还可以把会议书面化,避免之后同事之间的工作误会。

我之前有一次跟我的经理开会,他给我布置了一项任务A。谁想到他过了一个月风风火火的跑来找我问“谁让你做了任务A我怎么不知道,你为什么不告诉我!”一股要找茬的架势。好在当天会议之后我总结了一下任务发了邮件给他,找到那封邮件之后他也只好说对不起我可能太忙了忘记了。

在写这些总结邮件时,可以用以下句式开头:

    1. Per your request, ...

    2. According to our meeting, ...

    3. As requested by ...

    4. As we discussed in the meeting....

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🌟通读!通读!

如果你还是不自信的话,发出去之前一定要从头到尾再通读一遍哦!自己读一遍的时候就能发现写的 时候不一样的错误,把自己当成收件人去读,也可以检测你的语气有没有太强硬哦。

总结

英语不是我们的母语,最开始写邮件生疏没什么的。多从同事的邮件中学习他们的用词,想想如何才能明确高效又专业的表达自己,才是最重要的~希望大家都在自己的工作上越来越顺利哦~

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感谢大家有耐心看完呢,如果你觉得这篇分享对你有帮助别忘了点赞❤️收藏🌟转发哦~

 

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