Excel秘籍之天龙“八”部

了了_ 1574 浏览 2020-10-20 发布

小女子在这几年从事精算工作的社畜生涯里，用的最多的就是Excel。最开始看见同事们在Excel里的操作简直是不假思索一气呵成，磕磕碰碰的我在一旁心生羡慕。经过了几年的磨练和探索，慢慢熟悉了各种快捷键，也积累了一些省时省力的小技巧，操作Excel也能行云流水了。在这里想跟你们分享八个常用小技巧，能极大地提高工作效率，简称“天龙八部”。这些小技巧通用于各行各业，简单易上手，请各位好汉放心“修炼”，熟练掌握这些“招式”，加以活用，必事半功倍。

1. 快速获取文件地址链接

我们用Email汇报工作时，有时候需要把工作文件的hyperlink抄送给别人，除了可以用Outlook自带的hyperlink browse功能来获取表格链接，我们还可以在Excel里用公式 =cell(“filename”) 快速获取文件链接，然后将其复制粘贴在邮件里。你的同事要是在旁边看见你的这般骚操作，肯定会投以崇拜的眼光，然后拿小本本默默记下来。

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2. 仅复制表格格式

如果只想复制表格的格式，而不想复制表格中的文字，我们可以这么做：选中区域，然后点击工具栏左上角的“小刷子“”，再把光标放在你想要粘贴到的cell，表格的格式就粘贴成功啦。

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3. 用“Ctrl+shift+方向键”快速选取表格数据

有时候我们在工作中需要处理一些有着繁多数据的表格，少则几百行/列，多则数千行/列。如果需要选择规定区域的数据，而你只用鼠标慢慢拖移勾选，不仅慢而且还容易误选，最要命的是手会抽筋。。。试想一下，你在开电话会议，需要你share screen来展示一段Excel数据demo，开会的人看见你鼠标慢慢选，你说尴尬不尴尬。而你要是用快捷键，咔咔咔三下，就以迅雷不及掩耳之势选中数据，就问你帅不帅？！

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4. 快速批量调整行列间距 (1)

有时候我们在编辑表格时，会遇见部分列数据显示“####”。这个时候请你不要用鼠标，一列一列“虔诚地”将数据展开。你可以从表格顶端将你需要展开的列勾选住，然后再“双击”最后一列的右边缘，下面就是见证奇迹的时刻，每列的宽度恰好能把对应数据显示完整——你也可以做Excel的魔术师刘谦🔮

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5. 快速调整行列间距 (2)

刘谦每次不止表演一个魔术，所以你也可以用其它办法快速调整行列间距哦。你可以将你需要展开的列勾选住，然后只改变最后一列的宽度，然后又一次见证奇迹的时刻，你选中的每一列的宽度都会整齐划一🎵来左边跟我一起画个龙～在你右边画一道彩虹🎵

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6. 用Transpose Array Formula互换表格行列标题

有时候在编辑工作表格时，你会发现你现有的表格格式，和目标的表格格式不一致。你表格的行需要变成人家表格的列，这让你感到崩溃。。。那你就只能重新编辑自己的表格了吗？Nonono，你只需要用transpose的array formula，就能轻松搞定。因为是array formula，写完formula不能只click enter，需要“Ctrl+Shift+Enter”。另外小提示，你在自己本来的表格里改动数据，任何变化都会同样显示在transposed 的表格里，这和简单的copy and paste transposed value不一样哦。

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7. 用VLOOKUP提取数据

接下来给大家介绍一个过气“网红”—— VLOOKUP (Vlookup啊，你说说你，5年前我还敬你是个网红，你现在是个啥？你有VBA, SQL, Phython这些”小鲜肉”有流量吗？你现在就是个渣渣。。。哈哈哈，开玩笑的…）

你去面试，面试官问你，“你会用Excel哪些功能？比如VLOOKUP，会吗？”，你一定要自信地说“那必须的，会啊！”

虽然VLOOKUP听起来很过气，但你一定要会，它能帮你从众多繁杂的表格中，快速精准提取你想要的数据。各行各业只要用excel，几乎都要用VLOOKUP。哦对了，他的远方表亲HLOOKUP也是一个过气“网红”—— 还是那句话，虽然过气，但你一定要会。

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8. 用XLOOKUP提取数据

LOOKUP家族新晋“网红”—— XLOOKUP。“X代表未知，代表不定义，我们不定义女生，不定义女团，青春有你……” 哈哈哈哈哈扯远了。。。

XLOOKUP是Office 365新增公式，她比她的前辈好在不需要定义table array，也不需要数column index number，就可以快速lookup数据了。有了XLOOKUP，妈妈再也不担心我数错column index number了。